把一場工作坊，寫成可以交代的 ESG 紀錄

很多機構在年底整理 ESG 或可持續發展報告時，才發現年內辦過的員工活動難以被納入——不是因為活動沒有價值，而是因為沒有留下可引用的紀錄。

可交代的紀錄，需要在籌備階段就決定。

決定要交代甚麼

先確認這場活動對應報告中的哪一項。常見的有三類：

• 環境：材料來源、可持續性、廢棄物處理。
• 社會：員工參與、身心健康、共融安排。
• 社區：與 NGO 或本地供應商的合作。

一個活動不需要同時滿足三項。選定一項，並圍繞它收集資料，比甚麼都寫一點更有用。

向供應商要甚麼

在確認活動前，可以要求供應商提供：

1. 材料說明：material 的來源、是否可持續、有否可回收或可分解成分。
2. 廢棄物處理方式：剩餘材料如何處理，是否回收。
3. 活動描述文字：一段可直接引用於報告的中英文描述。

第三項最容易被忽略，卻最省時間。負責撰寫報告的同事，通常不是活動當日在場的人。

收集參與數據

值得記錄的通常是：參與人數、部門分佈、活動時數（人次 × 時數），以及活動後的簡短回饋。

一條三題的問卷已經足夠：活動是否有助你認識其他部門的同事？是否有助放鬆？是否願意再參加？三個百分比，比一段形容詞更容易被寫進報告。

成果的去向

如果活動有實體成果，它最終放在哪裡本身就是紀錄的一部分。

一面留在辦公室的綠牆、一幅掛在接待處的壁畫，比一張活動照片更能說明活動的延續性。在籌備時就決定安裝位置，並在活動當日拍下安裝後的照片。

一份最小可用的紀錄

若時間有限，這五項已足以支撐一段報告文字：

1. 活動名稱、日期、時數。
2. 參與人數與部門數目。
3. 材料來源說明一段。
4. 三題問卷結果。
5. 成果安裝位置與照片。

這五項在活動當日就能收齊。年底時，它們的價值會遠高於當時所花的時間。