如何讓一場團隊工作坊順利通過內部審批

籌辦團隊活動的人，往往不是最後拍板的人。你要說服的，可能是一位沒有參與過手作活動、只看到一行支出的主管。

經驗上，卡住的提案很少是因為活動不夠吸引，而是因為它沒有回答四個問題。

一、這筆錢換來甚麼？

「提升團隊士氣」這種說法很難被審批。相對地，「全體同事共同完成一幅可長期展示於接待處的壁畫，作為今年主題的視覺紀錄」則具體得多。

把成果寫成一件可以被看見、被指出來的東西。若活動有實體成品，請在提案中說明它最終會放在哪裡。

二、場地要配合甚麼？

行政或設施部門最怕的是活動當日才發現需要水源、電源或額外清潔。

在提案階段就列明：需要多少張桌子、是否需要接近洗手盆、地面會否弄濕、活動後由誰負責回復場地。這些細節看似瑣碎，卻往往是審批最快通過或最快被退回的原因。

三、所有同事都能參與嗎？

團隊中可能有輪椅使用者、慣用單手的同事，或不希望站立太久的人。

提前確認工作坊的參與門檻，並在提案中一句帶過：「流程可配合輪椅使用者及單手操作。」這一句往往能省下後續大量來回。

四、費用結構是否清楚？

把每位收費、導師出勤費、交通費與可加購項目分開列明。最容易引起不滿的，不是價格本身，而是確認之後才出現的額外收費。

若供應商只提供一個總價，請要求拆分。清楚的報價，本身就是一種專業訊號。

一頁提案的結構

如果只有一頁的空間，建議這樣安排：

1. 目的：這次活動想推進甚麼（一句）。
2. 形式：工作坊名稱、時長、人數。
3. 成果：同事帶走甚麼，公司留下甚麼。
4. 場地需求：桌椅、水電、清潔安排。
5. 共融安排：是否需要特別配合。
6. 費用：每位收費 × 人數 + 出勤費 + 可選項目。

把這六項寫清楚，審批通常不會停在活動本身，而只會停在日期。